オフィスの日本語 －電話対応

 
外国人が日本の企業で働く際、電話対応はオフィスの仕事の基本となります。　電話対応では、声のやり取りしかできないため、まず相手に不快感を与えたり、誤解を招くような言い方をしたりしないために、しっかりと「決まった言い方の日本語」を覚えることが重要になります。

そのため敬語が多くなり難しい表現や発音も多いですが（自分の会社の人に敬称はつけないなどの例外あり）、この記事では、特に会社内で一般的に使われている基本表現をまとめました。

電話を取ったとき

はい、◯◯株式会社でございます。

Hai, ○○ de gozaimasu

英訳: Thanks for calling. This is ○○ corporation.

お世話になっております。

Osewa ni natte orimasu

英訳: I appreciate your cooperation(attention).

聞き返すとき

おそれいります。もう一度お願いいたします。

Osoreirimasu, mouichido onegai itashimasu.

英訳:  I’m sorry, will you say it once again?

お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？

Onamae wo mouichido oukagaishitemo yoroshii deshouka?

英訳:  May I ask your name once again?

取り次ぐとき

○○でございますね、少々お待ちくださいませ。

○○de gozaimasune? Sho-sho omachi kudasaimase

英訳:  You are calling to ○○, aren’t you? Will you hold on the line?

（注：自分の会社の人に敬称はつけません）

ただいまおつなぎ致します。少々お待ちくださいませ。

Tadaima otsunagi itashimasu. Sho-sho omachi kudasaimase

英訳:  I will connect your line. Will you hold?

申し訳ございません。ただいま◯◯は他の電話に出ております。

Moushiwakegozaimasen. Tadaima ○○wa hokano denwani deteorimasu.

英訳:  I’m afraid ○○ is on another line at this moment.

終わり次第、こちらから折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか？

Owarishidai kochirakara orikaeshi odenwa sashiagete yoroshii deshouka

英訳:  May I have ○○ call you back soon after his/her call ends?

申し訳ございません。ただいま◯◯は席を外しております。

Moushiwake gozaimasen. Tadaima ○○wa sekio hazushite orimasu.

英訳:  I’m afraid ○○ is away from his/her desk right now.

戻り次第、こちらから折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか？

Modori shidai kochirakara orikaeshi odenwa sashiagete yoroshii deshouka

英訳:  May I have ○○ call you back soon after ○○ is back?

申し訳ございません。本日◯◯は終日不在でございます。

Moushiwake gozaimasen. Honjitsu ○○ wa shujitsu fuzaide gozaimasu

英訳:  I’m afraid ○○ is taking a day off today.

こちらから◯◯に連絡を取り、すぐにお電話差し上げるようにいたします。

Kochirakara ○○ ni renraku wo tori suguni odenwa sashiageru youni itashimasu.

英訳:  May I contact ○○ and have ○○ call you back?

伝言を受ける

よろしければご用件をうかがって、◯◯にお伝え致します。

Yoroshikereba goyoukenwo ukagatte ○○ni otsutae itashimasu.

英訳:  Can I leave your message to ○○？

恐れ入りますが、会社名、お名前とお電話番号を伺ってよろしいでしょうか。

Osoreirimasuga kaisyamei, onamae, odenwabangou wo ukagatte yoroshii deshouka?

英訳:  May I ask your company name, your name, and phone number?

電話を終えるとき

それでは、失礼いたします。

Soredewa shitsurei itashimasu

英訳:  OK Thank you very much for your calling.

間違い電話

こちらは◯◯株式会社です。恐れ入りますが、どちらにおかけでしょうか？

Kochirawa ○○ desu. Osoreirimasuga dochirani okakede shouka?

英訳:  This is ○○ corporation.　May I ask which company you are calling to?

恐れ入りますが、何番におかけでしょうか？

Osoreirimasuga nanbanni okakede shouka?

英訳:  Excuse me, which number are you calling?

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